Оновлення порядку апостилювання документів для використання за кордоном: подання через «Дію», роль нотаріусів та нові захисні стандарти.
У світі, де кордони стають дедалі прозорішими, питання легалізації документів набуває критичного значення. Міністерство юстиції України зробило рішучий крок назустріч цифровізації та зручності, затвердивши новий Порядок проставлення апостиля (наказ № 3177/5). Ці зміни, що наберуть чинності 1 лютого 2026 року, обіцяють значно спростити життя як громадянам в Україні, так і тим, хто перебуває за кордоном.
Ера цифровізації: Апостиль через «Дію» та Електронний реєстр
Головна новація — посилення ролі Електронного реєстру (далі — «Реєстр») апостилів та інтеграція з Порталом Дія. Новий Порядок чітко розмежовує процедури для паперових та електронних документів.
- Для електронних документів: Заява подається онлайн через Портал Дія.
- Взаємодія систем: Обмін даними відбуватиметься через систему «Трембіта», що мінімізує бюрократичні затримки.
- QR-код та верифікація: Перевірити апостиль можна буде за допомогою QR-коду або контрольного коду на офіційному сайті Мін’юсту.
Де та як подати документи: територіальна доступність
Новий Порядок розширює коло суб’єктів, до яких можна звернутися за послугою. Залежно від типу документа, ви можете звернутися до:
- Будь-якого відділу ДРАЦС — для документів про реєстрацію актів цивільного стану.
- Нотаріуса — для документів, що оформляються нотаріально.
- Державної архівної служби — для архівних довідок.
- Територіальних органів Мін’юсту — для виписок з ЄДР.
Важливо для тих, хто за кордоном: Якщо Ви маєте паперовий документ, заяву можна надіслати поштою до будь-якого відділу ДРАЦС або Державної архівної служби.
Терміни та вартість: що варто знати?
Законодавець встановив чіткі часові рамки для надання послуги:
- Стандартний строк: до 3 робочих днів з наступного дня після реєстрації заяви.
- Зупинення строку: Якщо у посадової особи виникне сумнів щодо справжності підпису або відсутній зразок печатки, розгляд може бути зупинено на строк до одного місяця для проведення перевірки.
Вартість послуги: За проставлення апостиля справляється плата (крім пільгових категорій). Важливо пам’ятати: у разі відмови у проставленні апостиля плата не повертається.Розмір плати за проставлення апостилю визначена Наказом Мін’юсту «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля» від 18.12.2003 року, № 161/5, із змінами, внесеними згідно Наказу Мін’юсту від 02.04.2025 року, № 931/5.
Процедура перевірки та захисту документів
Мін’юст впроваджує багаторівневу систему перевірки справжності:
- Звірка підпису та якості особи, що підписала документ.
- Перевірка відбитків печаток та штампів через Реєстр.
- Для електронних документів — перевірка кваліфікованого сертифіката відкритого ключа.
Якщо документ викликає підозру у підробці, Мін’юст зобов’язаний повідомити правоохоронні органи протягом 2 робочих днів після відмови.
Виправлення помилок: безкоштовно та оперативно
Новий Порядок регулює ситуації з технічними помилками (описки, арифметичні помилки). Якщо помилку виявлено до видачі документа, посадова особа виправляє її самостійно. Якщо ж Ви помітили помилку вже після отримання — подається заява, але повторна плата за апостиль не стягується.
Візуалізація та зберігання
Для паперових документів апостиль візуалізується на окремому аркуші, який прошивається разом із документом ниткою (білою або червоною) та засвідчується спеціальною печаткою нового зразка. Ця печатка має діаметр 45 мм та містить захисне растрове зображення.
Висновки
Новий Порядок — це значний крок до прозорості. Зменшення людського фактора завдяки Реєстру та можливість подачі через «Дію» мінімізують корупційні ризики та пришвидшують процес. Проте, раджу готувати документи завчасно, враховуючи можливість місячної перевірки у разі відсутності зразків підписів у базі.
Залишайтеся в курсі актуальних юридичних нових та змін у законодавстві, підписуйтеся на Телеграм-канал.
