Повний гайд з оформлення електронних трудових: як оцифровувати стаж та уникнути помилок.
Впровадження електронних трудових книжок в Україні є одним із ключових етапів цифровізації трудових відносин та пенсійного забезпечення. Цей процес, розпочатий у 2021 році, викликав багато запитань у фахівців, які щодня працюють із кадровою документацією.
Перехід на електронні трудові книжки регулюється Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» № 1217-IX від 05.02.2021 р., який набрав чинності 10.06.2021 р. Документ передбачає п’ятирічний перехідний період, який завершиться 10 червня 2026 року. Протягом цього терміну відомості про трудову діяльність працівника мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Після завершення перехідного періоду, тобто після 10 червня 2026 року, основним документом, що підтверджує трудовий стаж, буде електронна трудова книжка. Паперові трудові книжки, які були оформлені до цієї дати, видаватимуться працівникам під підпис, а їх зберігання на підприємствах більше не буде обов’язковим.
Електронна трудова запроваджена з метою удосконалення обліку трудової діяльності українців, зменшити ризики втрати чи пошкодження документів та спрощення доступу до послуг ПФУ.
“Також сучасна система дасть змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому – автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.” – повідомляє Державна служба України з питань праці.
Основні зміни в законодавстві
Новий закон вносить суттєві зміни до Кодексу законів про працю України та Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
Ключові законодавчі положення:
- Електронна трудова книжка – це частина персональної електронної облікової картки застрахованої особи в Реєстрі застрахованих осіб.
- Оцифрування даних – основний процес перехідного періоду. Роботодавці або самі працівники мають передати скан-копії паперових трудових книжок та інших документів, що підтверджують стаж, до Пенсійного фонду України (ПФУ) через вебпортал електронних послуг.
- Відповідальність за подачу відомостей. За подання відомостей про трудову діяльність, починаючи з 10 червня 2021 року, відповідальність несе роботодавець. Внесення записів здійснюється у вигляді електронних документів, що формуються та подаються до ПФУ.
- Видача паперової трудової книжки. Після того, як усі необхідні відомості буде внесено до електронної системи, роботодавець повинен видати паперову трудову книжку працівнику під розписку. Проте, на вимогу працівника, роботодавець зобов’язаний паралельно із веденням електронного обліку вносити записи до паперової трудової книжки.
Важливо: з моменту набрання чинності Закону № 1217-IX, заводити нові паперові трудові книжки на працівників, які раніше не мали трудового стажу, не потрібно. Облік їхньої діяльності ведеться виключно в електронному вигляді.
Порядок подачі відомостей до ПФУ: практичні рекомендації
Процес оцифрування та внесення даних до Реєстру застрахованих осіб відбувається через вебпортал електронних послуг ПФУ.
Для роботодавців існує два основних способи:
- Подання скан-копій трудових книжок. Цей спосіб є найпоширенішим. Роботодавець, за згодою працівника, сканує всі сторінки паперової трудової книжки та інші документи, що підтверджують стаж (наприклад, документи про освіту, свідоцтво про народження дитини). Скан-копії мають бути кольоровими, чіткими, з роздільною здатністю 300 dpi і підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
- Подання структурованих даних. Цей спосіб передбачає заповнення інформації про трудову діяльність працівника в спеціальних формах на порталі ПФУ. Проте, зважаючи на обсяг даних, подання скан-копій зазвичай є зручнішим та швидшим варіантом.
Скан-копії документів додаються через розділ «Відомості про трудові відносини» або «Скан-копії документів». Подача відомостей може здійснюватися також і самим працівником, що значно спрощує процес для тих, хто часто змінює місце роботи або працює за сумісництвом. Як самостійно оцифрувати трудову книжку, дивиться детальну відеоінструкцію:
Увага: Усі відомості, починаючи з 2004 року, вже містяться в Реєстрі застрахованих осіб. Тому оцифруванню підлягають дані за періоди до 2004 року.
Перехідний період: тонкощі та нюанси
До 10 червня 2026 року паперові та електронні трудові книжки мають однакову юридичну силу. Проте, з практики, виникають питання, що потребують особливої уваги.
- Документи про стаж: Крім трудової книжки, для підтвердження стажу можуть знадобитися військові квитки, дипломи, свідоцтва про народження дітей (для жінок). Роботодавцю слід переконатися, що всі ці документи оцифровано.
- Відсутність паперової трудової книжки: Якщо працівник при працевлаштуванні не надає паперову трудову книжку (через її втрату або через те, що це його перше робоче місце), роботодавець не зобов’язаний її заводити. У такому випадку облік ведеться виключно в електронному форматі, а інформація подається до ПФУ у складі щомісячної звітності.
- Перевірка даних: Після подачі скан-копій, фахівці ПФУ протягом 5 робочих днів проводять їх перевірку. Результати можна відстежити у кабінеті страхувальника або працівника на порталі ПФУ.
- Виправлення помилок: Якщо під час оцифрування даних виявлено помилки, їх необхідно виправляти через подачу уточнюючих відомостей. Роботодавець повинен надати коректні дані, наприклад, через формування Додатку Д5 до Податкового розрахунку.
- Звільнення та прийом на роботу: Під час звільнення або прийняття на роботу, роботодавець зобов’язаний видати працівникові копію наказу про звільнення та витяг із Реєстру застрахованих осіб. Це підтверджує, що відомості про трудову діяльність були внесені вчасно та належним чином.
Висновки
Перехід на електронні трудові книжки є невідворотним процесом, що має на меті спростити облік трудової діяльності та покращити систему соціального захисту. Для юристів, бухгалтерів та HR-спеціалістів важливо знати всі тонкощі цього процесу, щоб уникнути помилок і штрафних санкцій.
Оскільки кінцевий термін оцифрування даних – 10 червня 2026 року – невпинно наближається, рекомендується не відкладати цю роботу на останній момент, щоб забезпечити безперебійний процес переходу.
Для отримання додаткової інформації та роз’яснень завжди можна звернутися до офіційного вебпорталу ПФУ.
Як відновити інформацію про трудовий стаж до 2004 року без трудової книжки, читайте тут: як підтвердити трудовий стаж до 2004 року, якщо трудова книжка втрачена?
Залишайтеся в курсі актуальних юридичних новин та змін у законодавстві, підписуйтеся на Телеграм-канал.
