Трудові книжки під час війни

Під час війни стає питання щодо зберігання важливих документів, зокрема трудових книжок. Враховуючи теперішній стан у країні та ризик знищення документів – необхідно приймати додаткові запобіжні дії, щоб зберегти трудові книжки.

Чинним законодавством України непередбачено жодних особливих умов щодо зберігання трудових книжок працівників під час війни. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 №301 «Про трудові книжки працівників» – трудові книжки зберігаються на підприємствах, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому з проставленням особистого підпису в журналі обліку трудових книжок.

Як видати працівнику трудову книжку

У роз’ясненні від 17.06.2021 р. Державна служба України з питань праці зазначила, що не має у роботодавця зобов’язання видавати працівнику трудову книжку, але він зобовʼязаний видати трудову книжку на вимогу робітника. Таку вимогу краще оформити у вигляді заяви.

У разі видачі трудової книжки робітнику на його вимогу, з роботодавця знімається відповідальність за збереження трудової книжки.

У такому випадку видання книжки працівнику на руки діє в інтересах двох сторін: як роботодавця, так і працівника.

Порядок видачі трудової книжки:

• працівнику необхідно звернутися до роботодавця з проханням видати йому трудову книжку і з обовʼязковим обґрунтуванням щодо необхідності такої видачі. Таке прохання слід оформити у вигляді заяви;
• роботодавцю потрібно завести спеціальний додатковий журнал у довільній формі: «облік тимчасово виданих трудових книжок», в якому працівнику необхідно розписатися в отриманні трудової книжки.

Важливо зазначити, що згідно Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», якщо компанія знаходиться в районі активних бойових дій, то роботодавець самостійно вирішує питання щодо зберігання кадрових документів та має право приймати рішення щодо видачі трудових книжок працівникам під підпис. Перелік територіальних громад, які знаходяться в районі проведення активних воєнних (бойових) дій або які перебувають в тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні) можна знайти за посиланням.

Видача трудової книжки на руки працівнику здійснюється з метою зменшення ризику її знищення, оскільки в умовах війни неможливо щось гарантувати. Але, роботодавець не має право примусово видати трудову книжку працівнику проти його бажання. Важливо памʼятати, що у разі відсутності трудової книжки працівник отримає чимало клопоту при відновленні її даних, що знадобляться при виході на пенсію. А довести відповідальність роботодавця під час війни буде доволі тяжко.